Dateien und Ordner teilen

Grundsätzliche Informationen zum Teilen mit sciebo

  • Dateien und Ordner, die Sie über die Sharing-Funktion mit einem anderen sciebo-Nutzer teilen, werden Ihrem sciebo-Account zugeordnet. Sie bestimmen, welche Zugriffs- und Bearbeitungsrechte der andere Nutzer hat. Wenn Sie einen Share aufheben – also das Teilen rückgängig machen –, kann der andere Nutzer nicht mehr auf die entsprechende Datei oder den Ordner (sowie dessen Inhalte) zugreifen. Dies betrifft auch Dateien und Unterordner, die nicht von Ihnen selbst, aber in Ihrem geteilten Ordner erstellt wurden.
  • Wenn Sie die Hochschule verlassen, können Sie sciebo nicht mehr nutzen und Ihr Account wird nach einer gewissen Zeit gelöscht. Dabei werden auch Ihre Shares entfernt. Informieren Sie andere Nutzer, mit denen Sie etwas geteilt haben, daher rechtzeitig, damit sie gegebenenfalls eigene Kopien erstellen können. Eine Liste über alle Ordner und Dateien, die Sie geteilt haben, können Sie leicht im Webinterface einsehen – im linken Menü müssen Sie nur auf „Von Dir geteilt“ klicken.
  • "Freigeben" wird in diesem Kontext synonym für "Teilen" verstanden. Zum Bespiel meint eine "Freigabe aufheben", dass das Teilen einer Datei oder eines Ordners wieder zurückgezogen wird, d.h. das diese bei dem Empfänger des Shares wieder gelöscht werden.

Über das Webinterface teilen

Die Teilen-Symbole im Webinterface

  • Das von Ihnen geteilte Element (Datei oder Ordner) ist mit dem Vermerk "Geteilt" rechts neben dem Dateinamen gekennzeichnet. Bei mit Ihnen geteilten Inhalten ist stattdessen die sciebo-Kennung des Teilenden sichtbar.
  • Geteilte Ordner werden zusätzlich mit einem Teilen Symbol (zwei Kettenglieder "oo" für Links, sonst "<") versehen.
  • Ein mit Ihnen geteiltes Element können Sie über die drei Punkte "..." lösen. Klicken Sie das "..."-Symbol an und wählen Sie den Papierkorb mit "Unshare" im Dropdown-Menü. Danach wird das geteilte Element aus Ihrem Account gelöscht.
  • Eine Übersicht aller von und mit Ihnen geteilten Inhalte können Sie in der linken Leiste unter dem Menü-Punkt "Von Ihnen geteilt" oder "Mit Ihnen geteilt" abrufen.
  • Alle geteilten Links finden in der linken Leiste unter dem Menü-Punkt "Geteilt über einen Link".

Mit sciebo-Nutzern derselben Einrichtung teilen

Wir empfehlen, dass Sie diesen Weg nutzen, wenn Sie mit Personen der gleichen Einrichtung teilen möchten. Es ist technisch zwar möglich, dass Sie innerhalb einer Einrichtung auch per Link teilen können, allerdings lassen sich nur so Rechte individueller vergeben und gezielt die Freigabe für einzelne Empfänger wieder aufheben. Zudem können in geteilten Links mit Schreibrechten nur Dateien hochgeladen werden. Das Editieren oder Löschen von Inhalten ist in geteilten Links nicht möglich.
  • Melden Sie sich im sciebo-Webinterface an. Die Adresse Ihres sciebo-Servers können Sie dieser Liste entnehmen.
  • In der Dateiansicht halten Sie den Mauszeiger über das "<"-förmige Teilen-Symbol neben dem gewünschten Element, das Sie teilen möchten. Sie können sowohl einzelne Dateien als auch Ordner teilen. Die betreffende Zeile wird farblich hervorgehoben.
  • Klicken Sie auf das "<"-Symbol. Am rechten Rand wird der Teilen-Dialog angezeigt.

  • Klicken Sie in das Textfeld und geben die vollständige sciebo-Kennung (Nutzerkennung@Einrichtung.de) der Person ein, mit der Sie Ihre Daten teilen möchten. Wird die Kennung erkannt, sehen Sie den richtigen Namen der Person. Andernfalls war Ihre Eingabe fehlerhaft.
  • Wählen Sie hier den Eintrag ohne den Zusatz "(Entfernte Freigabe)" und klicken auf den Namen, um die Datei oder den Ordner zu teilen.
  • Die "Entfernte Freigabe" ist für das weiter unten beschriebene Teilen von Dateien mit Gastkennungen oder Nutzern anderer Einrichtungen vorgesehen (Federated Cloud Sharing).

  • Anschließend können Sie genau bestimmen, welche Berechtigungen die Person erhält. Durch das Setzen bzw. Entfernen der entsprechenden Häkchen können Sie festlegen, ob die Person Dateien weiterteilen oder bearbeiten kann.
  • Rechts neben der Auswahl "kann bearbeiten" lassen sich Schreibrechte mit den Optionen "erstellen", "ändern" und "löschen" feiner einstellen.
  • Die Rechte können Sie jederzeit verändern. Wir empfehlen, die Teilen-Berechtigung „kann teilen" zu deaktivieren, damit Sie stets die Kontrolle über Ihre Daten behalten.
  • Wenn Sie noch weitere Personen hinzufügen möchten, wiederholen Sie den Vorgang.
  • Sämtliche Person, mit denen Sie dieses Element geteilt haben, erscheinen in einer Liste im Teilen-Dialog des Elements. Neben der Rechteverwaltung können Sie über das Papierkorb-Symbol die Freigabe für eine Person wieder aufheben.


Mit sciebo-Nutzern anderer Teilnehmereinrichtungen teilen (Entfernte Freigabe, Federated Cloud Sharing)

  • Melden Sie sich im sciebo-Webinterface an. Die Adresse Ihres sciebo-Servers können Sie dieser Liste entnehmen.
  • In der Dateiansicht öffnen Sie den Teilen-Dialog rechterhand, indem Sie das "<"-förmige Teilen Symbol anklicken.
  • Klicken Sie in das Textfeld und geben die vollständige Federated-Cloud-Sharing-ID (Nutzerkennung@Einrichtung.de@Einrichtung.sciebo.de) der Person ein, mit der Sie Ihre Daten teilen möchten. Die eigene Federated-Cloud-Sharing-ID kann jeder Anwender in seinen persönlichen Einstellungen einsehen.
  • Klicken Sie auf den "Nutzerkennung@Einrichtung.de@Einrichtung.sciebo.de (Entfernte Freigabe)", um die Datei zu teilen.
  • Anschließend können Sie durch das setzen eine Häckchens bestimmen, ob die Person über Schreibrechte verfügen soll. Diese Rechte können Sie jederzeit verändern.
  • Wenn Sie noch weitere Personen hinzufügen möchten, wiederholen Sie den Vorgang.

Anschließend muss der Empfänger den Share noch annehmen:

  • Der Empfänger meldet Sie sich dazu im sciebo-Webinterface an seinem sciebo-Server an.
  • Es erscheint ein Pop-up Fenster, in dem die geteilte Datei hinzugefügt werden kann.


Mit Gästen teilen (Entfernte Freigabe, Federated Cloud Sharing)

  • Melden Sie sich im sciebo-Webinterface an. Die Adresse Ihres sciebo-Servers können Sie dieser Liste entnehmen.
  • In der Dateiansicht öffnen Sie den Teilen-Dialog rechterhand, indem Sie das "<"-förmige Teilen Symbol anklicken.
  • Geben Sie die Gastkennung und den Server-Namen (email@gast.sciebo.de) in das Textfeld an. Die Gastkennung entspricht dabei der E-Mail Adresse, die zur Einladung eingetragen wurde, zum Beispiel "m.muster@mail.de@gast.sciebo.de".
  • Klicken Sie auf "email@gast.sciebo.de (Entfernte Freigabe)", um die Datei zu teilen.
  • Anschließend können Sie durch das setzen eine Häckchens bestimmen, ob die Person über Schreibrechte verfügen soll. Diese Rechte können Sie jederzeit verändern.
  • Wenn Sie noch mit weiteren Gästen teilen möchten, wiederholen Sie den Vorgang.

Mit Externen teilen (Teilen via Link)

  • Melden Sie sich im sciebo-Webinterface an. Die Adresse Ihres sciebo-Servers können Sie dieser Liste entnehmen.
  • In der Dateiansicht öffnen Sie den Teilen-Dialog rechterhand, indem Sie das "<"-förmige Teilen Symbol anklicken.
  • Setzen Sie ein Häkchen bei "Link teilen". Es wird in dem darunterliegendem Textfeld ein Adresse erzeugt, die sich im Browser aufrufen lässt.
  • Mit "Passwortschutz" lassen sich die geteilten Inhalte nur mit einem von Ihnen gewählten Passwort abrufen.
  • Zusätzlich lässt sich ein Ablaufdatum für den Link festlegen.
  • Wenn Sie das Häkchen bei "Bearbeitung erlauben" setzen, können über den Link Dateien hochladen werden. In diesem Fall sollten Sie den Link mit einem Passwort schützen.
  • Versenden Sie den Link direkt per E-Mail oder kopieren diesen manuell aus dem Textfeld.
  • Wenn Sie die Freigabe über den Link aufheben wollen, entfernen Sie entsprechend bei dem geteilten Element im Teilen-Dialog das Häkchen "Link teilen".

Einen geteilten Link einbinden

Falls man Empfänger eines Links sciebo-Nutzer einer anderen Einrichtung ist, kann man die geteilten Inhalte des Links in den eigene sciebo-Account einfügen.
  • Dazu muss man den Link in die Adressleiste seines Browser einfügen. Wenn der Link mit einem Passwort geschützt wurde, muss dieses zunächst eingegeben werden.
  • Rechts in der oberen Leiste erscheint das Feld "Add to your ownCloud".
  • Nach Klick auf diese Schaltfläche tragen Sie Ihre Server Adresse ein Einrichtung.sciebo.de.
  • Es wird die Login Seite Ihres sciebo Servers angezeigt.

  • Dort melden Sie sich mit Ihrer sciebo-Kennung an.
  • Die Entfernte Freigabe wird Ihnen in einem Pop-up Fenster angezeigt.
  • Anschließend können Sie die Inhalte mit "Entfernte Freigabe hinzufügen" annehmen. Wenn der Link durch ein Passwort geschützt wurde, müssen Sie dieses zunächst noch in dem entsprechendem Feld eingeben.


Über den Desktop-Client teilen

Dateien und Ordner können Sie auch über direkt den Desktop-Client freigeben.

Mit anderen sciebo-Nutzern teilen

  • Öffnen Sie dazu Ihren sciebo-Ordner und klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Datei bzw. den Ordner, den Sie teilen möchten. Im Kontextmenü wählen Sie anschließend „Via sciebo teilen“.
  • Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier müssen Sie im Feld „Mit Benutzern oder Gruppen teilen“ die sciebo-Kennungen der gewünschten Nutzer eintragen:
    • Nutzer derselben Einrichtung: Nutzerkennung@Einrichtung.de
    • Nutzer anderer Einrichtungen: Nutzerkennung@Einrichtung.de@Einrichtung.sciebo.de
    • Gäste: email@gast.sciebo.de
    Wird die Kennung erkannt, erscheint der richtige Name der Person. Ist dies nicht der Fall, ist Ihre Eingabe falsch. Klicken Sie auf den Namen, um die Person auszuwählen.
  • Anschließend können sie bestimmen, welche Berechtigungen die Person erhält. Durch das Setzen bzw. Entfernen der entsprechenden Häkchen können Sie festlegen, ob die Person Dateien teilen oder bearbeiten. Die Rechte können Sie jederzeit verändern. Wir empfehlen, die Teilen-Berechtigung "kann teilen" zu deaktivieren, damit Sie stets die Kontrolle über Ihre Daten behalten.
  • Wenn Sie noch weitere Personen hinzufügen möchten, wiederholen Sie den Vorgang.
  • Sämtliche Personen, mit denen Sie eine Datei geteilt haben, können über das Kontextmenü "Via Sciebo teilen" aufrufen. Dort befindet sich eine Liste unter dem Bereich "Mit Benutzern oder Gruppen teilen". Hier können Sie die Rechte verwalten und über das Papierkorb-Symbol auch die Freigabe für einzelne Person wieder aufheben.

Mit Externen teilen (Teilen via Link)

In geteilten Links mit Schreibrechten können nur Dateien hochgeladen werden. Das Editieren oder Löschen von Inhalten ist in geteilten Links nicht möglich.
  • Öffnen Sie Ihren sciebo-Ordner und klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Datei bzw. den Ordner, den Sie teilen möchten. Im Kontextmenü wählen Sie anschließend „Via sciebo teilen“.
  • Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem bereits ein Häkchen bei "Link teilen" gesetzt ist. Sie können den Link nun mit einem Passwort schützen und ein Ablaufdatum festlegen.
  • Versenden Sie den Link per E-Mail.
  • Wenn Sie die Freigabe über den Link aufheben wollen, klicken Sie erneut mit einem Rechtsklick auf die Datei bzw. den Ordner. Wählen Sie „Via sciebo teilen“ und entfernen Sie das Häkchen bei "Link teilen". Alternativ können Sie den Link auch über das Webinterface deaktivieren.

Teilen großer Dateien mit einem Thunderbird Add-on

Mit dem Thunderbird Add-on "ownCloud for Filelink" können Sie große Anhänge über sciebo versenden. Der E-Mail-Empfänger erhält einen Link zum Download auf der sciebo-Seite. Das beschleunigt das Senden von E-Mails und spart Speicherplatz in den Postfächern.

Installation von "ownCloud for Filelink"

  • Wählen Sie in der oberen Menüleiste unter dem Punkt "Extras" den Eintrag "Add-ons" aus. Es öffnet sich ein Tab zur Verwaltung der Add-ons.
  • Geben Sie in das Textfeld der Suchfunktion (rechts oben) "owncloud" ein. Das Add-on "ownCloud for Filelink" befindet sich unter den Treffern.
  • Installieren Sie "ownCloud for Filelink" und starten anschließend Thunderbird neu.

Einrichten von "ownCloud for Filelink"

  • Nach einem Neustart von Thunderbird wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Eintrag "Einstellungen" an.
  • Klicken Sie im Reiter den Punkt "Anhänge" (Symbol Büroklammer) an.
  • Als nächstes wählen Sie "Einen Filelink-Speicherdienst" mit "Hinzufügen" an.
  • In dem Pop-up Fenster können Sie unter dem Drop-down "Wählen Sie einen Online-Speicherdienst" den Eintrag "ownCloud" auswählen.
  • Folgende Items müssen nun angegeben werden:
    1. Serveradresse: Ihr sciebo Server (https://Einrichtung.sciebo.de)
    2. Benutzername: Ihre sciebo-Nutzerkennung (Nutzername@Einrichtung.de)
    3. Speicherpfad in ownCloud: frei wählbarer Ordner für die Ablage der E-Mail Attachments. Falls der Ordner noch nicht existiert, muss dieser noch angelegt werden. Es ist sinnvoll einen Ordner für Filelink anzulegen, z.B. "/mail_attachments/".
    4. Passwort für hochgeladene Dateien: Das Passwort wird von dem Empfänger benötigt, um den Anhang abrufen zu können.

  • Danach müssen Sie Ihr sciebo-Passwort eingeben und sich sich nochmals "Autorisieren". Nach erfolgreicher Autorisierung wird ein Kreisdigramm mit dem freiem und belegtem Speichervolumen Ihres sciebo-Accounts angezeigt.
  • Unter "Hochladen für Dateien größer als" können Sie einen Schwellwert für die Nutzung von Filelink angeben. Der Default beträgt 5 MB.

Nutzung von "ownCloud for Filelink"

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Anhang per Filelink zu versenden:
1) Automatische Erkennung großer Anhänge
  • Wenn ein hinzugefügter Anhang größer als ein Schwellwert ist (Default 5MB) gibt Thunderbird einen Hinweis.
  • Option "Filelink verwenden" auswählen und anschließend das sciebo-Passwort eingeben. Danach wird die Datei hochgeladen und der Download-Link in der E-Mail angezeigt.

2) Direktes Aufrufen von Filelink

  • In der Auswahl unterhalb der Menüleiste "Anhang" öffnen Sie das Drop-down Menü und wählen dann "Filelink" und "ownCloud" an.
  • Anschließend bestimmen Sie die Datei für den Anhang. Diese wird nach der Eingabe des sciebo-Passwort hochgeladen.