Allgemeine Hinweise zu Projektboxen

Zielgruppe und Einsatzbereich von Projektboxen

  • Projektboxen sind Speicherkontingente für Arbeits- oder Institutsgruppen.
  • Mit bis zu 2 TB bietet die Projektbox ein höheres Speichervolumen als ein gewöhnliches Nutzerkonto und ist hilfreich, wenn große Datenmengen mit sciebo geteilt werden sollen.
  • Eine Projektbox kann zu einem späteren Zeitpunkt an eine andere Person übertragen werden. Somit ist diese ideal bei langfristigen Projekten mit wechselnder Projektleitung.

Eigenschaften der Projektboxen

  • Beantragung: Projektboxen können bei Ihrer Hochschule beantragt werden. Welche Einrichtung Projektboxen zur Verfügung stellt entnehmen Sie dem Unterpunkt Beantragung von Projektboxen.
  • Benutzung: Der Besitzer kann die Projektbox in my.sciebo verwalten und Zugriffsberechtigungen vergeben. Die tatsächliche Nutzung der Projektbox erfolgt über geteilte Ordner mit den sciebo-Konten der Projektteilnehmer, das Speichervolumen der einzelnen Konten wird dabei nicht belastet. Details entnehmen Sie dem Unterpunkt Einrichten einer Projektbox und Arbeiten mit einer Projektbox.
  • Laufzeit: Die Laufzeit einer Projektbox beträgt 2 Jahre. Eine Verlängerung kann beim Support mit einer Begründung beantragt werden.
  • Übertragbarkeit: Projektboxen sind nicht an einzelne Personen bzw. Konten gebunden und die Rolle des Besitzers ist übertragbar. Um die Übertragung der Projektbox auf eine andere Person zu ermöglichen, dürfen weder vom Besitzer noch von den Beteiligten persönliche oder urheberrechtlich geschützte Daten gespeichert werden. Die Übertragung einer Projektbox wird über den 1st Level Support initiiert.

Beantragung einer Projektbox

Wie können Projektboxen beantragt werden?

Ob Ihre Hochschule Projektboxen zur Verfügung stellt, kann der nachfolgenden Tabelle entnommen werden. Der Antragsweg unterscheidet sich je nach Einrichtung, entweder über das sciebo-Webform oder über den lokalen Support der Einrichtung. Der Eintrag der Spalte Gruppe gibt Aufschluss auf den berechtigten Personenkreis. Bei dem Vermerk speziell kann kein exakter Personenkreis definiert werden. Bei allen Anträgen entscheidet der Support der Einrichtung über eine Bewilligung und der Antragsteller wird per E-Mail informiert.

Einrichtung Antragsweg Gruppe
FH Dortmund 1st Level Support Mitarbeiter
FH Münster my.sciebo Webform Mitarbeiter
FZ Jülich IT Beauftragte oder Administratoren speziell
HS Bochum my.sciebo Webform Professoren
HS Hamm-Lippstadt my.sciebo Webform Mitarbeiter
HS Rhein-Waal my.sciebo Webform Mitarbeiter
Kunstakademie Münster 1st Level Support Mitarbeiter
RWTH Aachen IT-Besteller speziell
Uni Bielefeld Servicedesk Mitarbeiter
Uni Bochum my.sciebo Webform Mitarbeiter
Uni Bonn my.sciebo Webform Mitarbeiter
Uni Düsseldorf my.sciebo Webform Mitarbeiter
Uni Köln 1st Level Support Mitarbeiter
Uni Münster my.sciebo Webform Mitarbeiter
Uni Siegen my.sciebo Webform Mitarbeiter
Uni Wuppertal eigenes Webform an den IT Beauftragten Mitarbeiter

Welche Informationen werden benötigt?

Bei jeder Beantragung werden folgende Informationen benötigt, damit eine Projektbox angelegt werden kann:
  • Antragsteller: Sie benötigen eine gültige sciebo-Kennung um Antragsteller und somit Besitzer der Projektbox zu werden.
  • Projektbox-Kennung: Der Name einer Projektbox kann frei gewählt werden (zwischen 4 und 32 Zeichen) aus der die Kennung generiert wird. Beispielhaft wäre für die Projektbox Mein-Projekt der Uni Münster die Kennung mein-projekt.pbox@uni-muenster.de. Diese wird unter Anderem für den Login oder beim Teilen mit der Projektbox verwendet.
  • Institut Bitte geben Sie Informationen über die Zugehörigkeit zu einer Organisationseinheit für eine mögliche Erreichbarkeit an.
  • Projektbeschreibung: Ihre Einrichtung entscheidet über die Bewilligung einer Projektbox. Bitte geben Sie daher bei der Projektbeschreibung möglichst aussagekräftige Informationen an. Neben einem Projekttitel und einem kurzen inhaltlichen Abriss können Informationen zur verantwortlichen Organisationseinheit, zur Projektlaufzeit, zu den Projektbeteiligten (intern, extern) oder der Förderung (Förderprogramm, Fördernummer) sinnvoll sein. Der Text darf maximal 150 Worte umfassen.
  • Speichervolumen: Es können die Volumina 30, 500, 1000 oder 2000 GB gewählt werden.

Antrag mit dem my.sciebo Webform

Einige Einrichtungen unterstützen das sciebo-Webform, welches unter Projektbox beantragen im my.sciebo Portal sichtbar ist, wenn man der berechtigten Nutzergruppe angehört. Im my.sciebo Webform werden die beschriebenen Punkte (Antragsteller, Institut, Projektbeschreibung, Speichervolumen) abgefragt und später in dem Profil der Projektbox gespeichert. Zusätzlich können in dem Textfeld Nachricht an den Support noch zusätzliche Informationen mitgeteilt werden, die nicht in dem Profil der Projektbox gespeichert werden sollen.

Überprüfen Sie bitte Ihre Eingabe, bevor Ihr Antrag an den Support übermittelt wird.


Einrichtung einer Projektbox

Nach Genehmigung des Antrags durch den Support werden Sie per E-Mail benachrichtigt und die Projektbox kann eingerichtet werden. Dazu müssen Sie zunächst das Passwort der Projektbox setzen.
  • Melden Sie sich in my.sciebo mit Ihrer zentralen Nutzerkennung (nicht sciebo-Kennung) an. Wählen Sie den Menü-Punkt "Projektbox Passwort ändern" aus.
  • Die Drop-down Liste enthält Ihre Projektboxen in alphabetischer Reihenfolge. Wählen Sie die gewünschte Projektbox an.
  • Geben Sie das neue Passwort ein. Beachten Sie, dass Sie das Passwort nicht weitergeben dürfen.
  • Die Laufzeit der Projektbox können Sie ebenfalls in my.sciebo abrufen.
  • Um die Projektbox zu aktivieren, melden Sie ich mit der Projektbox-Kennung im Browser an. Sie nutzen dazu die gewohnte Adresse des sciebo Servers Ihrer Einrichtung.

Arbeiten mit einer Projektbox

  • Loggen Sie sich zunächst mit der Projektbox-Kennung und dem Projektbox-Passwort in das Webinterface ein. Sie nutzen die Adresse Ihres gewohnten sciebo Servers Ihrer Einrichtung.
  • Anschließend erstellen Sie Ordner, die für die Projektdaten genutzt werden sollen.
  • Diese Ordner teilen Sie mit Ihrer eigenen sciebo-Kennung und den anderen Projektteilnehmern. Es ist sinnvoll, nur aus der Projektbox mit anderen Nutzern zu teilen, da diese Shares bei einer möglichen Übertragung auf andere Besitzer bestehen bleiben. Wenn Sie über Ihr eigenes Konto teilen, werden Shares aufgehoben, wenn Sie aus dem Projekt aussteigen.
  • Generelle Informationen zum Teilen finden Sie unter Anleitung zum Teilen.
  • Wenn Sie mit externen Nutzern arbeiten wollen, die keiner sciebo-Hochschule angehören, benutzen Sie bitte Gast-Kennungen. Weiterführende Informationen finden Sie in der Anleitung über Gastkonten.
  • Projektteilnehmer können nun über Ihr sciebo-Konto auf die geteilten Projektboxordner zugreifen.