Datenschutzerklärung für den Dienst sciebo

Fassung vom 05.07.2018

1. Allgemeines zur Datenverarbeitung

  1. Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von sciebo. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, wie z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse oder nicht anonymisiertes Nutzerverhalten.
  2. Diese Datenschutzerklärung bezieht sich zum einen auf Daten, die tatsächlich im Rahmen der Nutzung von sciebo erhoben werden und zum anderen auf solche, die Sie im Rahmen der Nutzung in den Dienst zur Speicherung in sciebo einbringen. Welche Daten Sie in sciebo einbringen dürfen, regeln die Nutzungsbedingungen.

2. Name und Anschrift des Verantwortlichen für die Datenverarbeitung
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist die Westfälische Wilhelms-Universität Münster (WWU), im Folgenden „Anbieterin“:

Westfälische Wilhelms-Universität Münster   
Schlossplatz 2   
48148 Münster

Die Anbieterin wird vertreten durch ihren Rektor Prof. Dr. Johannes Wessels.
Intern verantwortlich für den Betrieb des Dienstes ist das Zentrum für Informationsverarbeitung (ZIV) der WWU Münster. Das ZIV ist erreichbar unter:

Zentrum für Informationsverarbeitung    
Röntgenstraße 7-13   
48149 Münster
E-Mail: info@sciebo.de

3. Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten
Nina Meyer-Pachur
Schlossplatz 2
48149 Münster

4. Umfang und Arten der verarbeiteten Daten
Bei Betrieb des Dienstes sciebo ist zwischen Daten zu unterscheiden, die von der Anbieterin erhoben werden und zur Durchführung des Dienstes erforderlich sind (dazu 4.a. und b.) und Daten, die der Nutzer zur Speicherung im Rahmen der Nutzung von sciebo einbringt (dazu 4.c.) sowie Daten, die für die Suche anderer Nutzer anfallen (dazu 4.d.).

  1. Für die Registrierung bei und die Nutzung von sciebo werden folgende Daten erhoben und für die Dauer der Nutzung des Dienstes gespeichert:
    • Vorname
    • Nachname
    • Einrichtung
    • Einrichtungs-E-Mail-Adresse
    • Nutzerkennung
    • Status des Nutzers (Studierender/Beschäftigter)
  2. Die Nutzerkennung wird von der Heimateinrichtung, dessen Mitglied Sie sind, erstellt und an die Anbieterin im Rahmen Ihrer Registrierung für sciebo übermittelt. Die Anbieterin hat auf die Erstellung der Nutzerkennung keinen Einfluss. Die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Übermittlung der Daten beim Registrierungsvorgang für sciebo an die Anbieterin trägt die Heimateinrichtung des Nutzers.
  3. Die IP-Adressen der Endnutzer und der Zeitpunkt der Nutzung werden für sieben Tage gespeichert. Danach werden die Daten dauerhaft gelöscht.
  4. Die Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Nutzung von sciebo einbringen, werden von der Anbieterin gespeichert. Zu diesen Daten gehören Dateien, die Sie in sciebo hochladen und mit anderen Endnutzern, Gästen und Dritten teilen sowie Daten, die für die Nutzung von Kalender- und Adressfunktionen erforderlich sind. Daten, die Sie mit anderen natürlichen Personen teilen, werden an diese übermittelt.
  5. Im Rahmen der Nutzung der Such- und Autocomplete-Funktion wird nach Eingabe von Teilen der Nutzerkennung des gesuchten Endnutzers der dazugehörige Vor- und Nachname an denjenigen übermittelt, der den Suchauftrag vorgenommen hat. Gleiches gilt auch für die Eingabe von Teilen des Namens und die Nutzerkennung.

5. Zwecke der Datenverarbeitung
Die Anbieterin verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung des funktionsfähigen Dienstes sciebo erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Endnutzer erfolgt regelmäßig nur nach deren Einwilligung. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
Die personenbezogenen Daten des Endnutzers, die bei der Anmeldung bei sciebo erhoben werden (dazu 4.a.), werden zur Bereitstellung des vertraglich vereinbarten Funktionsumfangs verarbeitet.
Die gespeicherten IP-Adressen und Zeitpunkte der Nutzung (dazu 4.b.) werden ausschließlich zum Zweck der Störungsbeseitigung verarbeitet.
Die von Ihnen zur Speicherung in sciebo eingebrachten Daten (dazu 4.c.) werden im Rahmen der Erfüllung des Vertragszwecks, insbesondere der Bereitstellung für Speicherplatz für Mitglieder der teilnehmenden Einrichtungen, gespeichert. Daten, die auf Ihre Weisung hin mit anderen Nutzern geteilt werden sollen, werden an diese übermittelt. Darunter fallen geteilte Dateien und Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung der Adress-, Kalender- und Suchfunktion (dazu 4.c.und 4.d.). Darüber hinaus werden diese Daten für keine weiteren Zwecke verarbeitet.

6. Orte der Datenverarbeitung
Die Daten werden ausschließlich auf Servern verarbeitet, die von der Anbieterin administrativ betrieben werden. Die Serverstandorte sind Münster, Bonn und Essen. Auch die Server in Bonn und Essen werden administrativ allein von der WWU betrieben.

7. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.
Indem Sie die Nutzungsbedingungen und diese Datenschutzerklärung akzeptieren, willigen Sie in die Verarbeitung Ihrer in dieser Datenschutzerklärung aufgeführten personenbezogenen Daten zu den beschriebenen Zwecken ein.
Die Einwilligung bezieht sich sowohl auf Ihre personenbezogenen Daten, die bei der Anmeldung für sciebo erhoben und gespeichert werden, als auch auf die von Ihnen zur Speicherung eingebrachten Daten im Rahmen der Nutzung von sciebo sowie die Übermittlung der von Ihnen mit anderen Nutzern geteilten Daten. Ebenso willigen Sie in die Speicherung und Übermittlung der bei der Nutzung der Adress-, Kalender- und Suchfunktion anfallenden Daten ein.

8. Möglichkeit des Widerrufs der Einwilligung
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, über das Portal MySciebo Ihre Einwilligung zu widerrufen. In diesem Fall entfällt die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, d.h. Sie können den Dienst danach nicht mehr nutzen.

9. Löschung der Daten
Nach Beendigung des Vertrages werden Ihre Daten dauerhaft gelöscht. Der Vertrag endet entweder durch den Widerruf der Einwilligung, die Abmeldung vom Dienst oder bei nicht erfolgter Re-authentifizierung. Im Falle des Widerrufs und der Abmeldung werden die Daten am selben Tag gelöscht, bei nicht erfolgter Re-authentifizierung nach einer Übergangszeit von drei Monaten.

10. Rechte der betroffenen Person
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DS-GVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

  1. Auskunftsrecht
    Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von ihm verarbeitet werden.
    Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:
    1. die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
    2. die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
    3. die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
    4. die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
    5. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
    6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
    7. alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DS-GVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

  1. Recht auf Berichtigung
    Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.
  1. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
    Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:
    1. wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
    2. die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
    3. der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
    4. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.
Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

  1. Recht auf Löschung
    Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
    1. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
    2. Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
    3. Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
    4. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
    5. Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
    6. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DS-GVO erhoben.
  2. Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DS-GVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.
     
    Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist
    1. zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
    2. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
    3. aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h) und i) sowie Art. 9 Abs. 3 DS-GVO;
    4. für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DS-GVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
    5. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  1. Recht auf Unterrichtung
    Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
    Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
  1. Recht auf Datenübertragbarkeit
    Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern
    1. die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO beruht und
    2. die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
  2. In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Die Ausübung dieses Rechts schließt ferner nicht die Möglichkeit aus, Ihr Recht auf Löschung (f.) geltend zu machen. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
    Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.
  1. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
    Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt.
    Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DS-GVO.
    Zur Ausübung der Betroffenenrechte (a., b., c., e., f.) können Sie das Kontaktformular auf sciebo.de nutzen. Das Recht auf Löschung (d.) können Sie in Mysciebo.de durch Bestätigung des entsprechenden Buttons („Account löschen“) ausüben. Sollte dies Ihnen nicht möglich sein, können Sie hierfür ebenfalls das Kontaktformular auf sciebo.de nutzen.